Fax su Internet: quali vantaggi?

Il fax ha sempre avuto un enorme successo e diffusione, nel corso degli anni, all’interno di qualsiasi ufficio – casa – azienda – scuola. Questo perchè il fax ha da sempre consentito in modo semplice e veloce lo scambio di documenti cartacei attraverso la macchina ed una linea telefonica dedicata.

Col tempo il fax ha cambiato pelle e si è reso disponibile sul web. I vantaggi di tale rivoluzione sono tanti, a partire dal fatto che la diffusione esponenziale di tale tecnologia si è estesa anche a diversi dispositivi come pc, portatili, smartphone e tablet.

Il funzionamento, poi, è molto semplice e questo è un altro vantaggio non da poco che tutti gli utenti che possono utilizzare tale tecnologia creando semplicemente un messaggio e allegando a quest’ultimo il documento da spedire. Se il formato normalmente utilizzato per l’allegato è il Pdf, è possibile optare anche per documenti in Word o jpg, senza che si manifesti alcun problema in termini di leggibilità del testo. Successivamente, è la stessa società che si occupa del servizio ad inviare il fax online; una volta che l’operazione sarà completata l’utente riceverà una notifica di avvenuta spedizione.

Prima, però, bisogna effettuare l’iscrizione al servizio scelto – inserendo i propri dati – ed effettuando l’accesso poi al pannello di gestione dal quale inviare e ricevere fax.

Il fax online, poi, rappresenta una soluzione sicuramente più economica rispetto ai fax tradizionale. Il tutto funziona attraverso una connessione internet e non richiede l’impiego di un terminale fisico da affiancare ad un Pc. Inoltre, un aspetto da non sottovalutare è il fatto che un fax online non obbliga chi ne fa uso a predisporre delle linee dedicate.

Oltre a ciò il fax virtuale garantisce un risparmio di inchiostro e quindi di toner, visto che il destinatario non è obbligato a stampare la documentazione ricevuta per poterla visualizzare. Inviare fax da Pc significa ricorrere alla stampa solo per un numero limitato di documenti; in questo modo nel lungo periodo si ottiene anche un risparmio di carta, inchiostro (i toner di stampa), energia elettrica e chiaramente tempo. Nel fax tradizionale, poi, la linea telefonica dedicata comporta il pagamento di un costo determinato dall’installazione dell’apparecchio del fax, dalle spese per l’attivazione del servizio e dalla presenza di un abbonamento mensile. Online, invece, sono offerti diversi servizi per inviare fax da Pc, se non gratuitamente, a canoni estremamente bassi.

Altro aspetto fondamentale riguardante l’utilizzo del fax online è quello della sicurezza.  I virus sono ormai divenuti una minaccia costante, e vengono trasmessi anche attraverso uno strumento apparentemente sicuro come l’email.

Diversi operatori, vedi it.efax.com, mettono a disposizione servizi di archiviazione che consentono di salvare i fax online inviati in un determinato periodo (che può raggiungere anche i 24 mesi) e, quando lo si desidera, di scaricarli sul proprio Pc (ma anche su uno smartphone o tablet), archiviandoli successivamente in formato digitale. Gli utenti, per una maggiore sicurezza, hanno la possibilità di rimuovere i fax dall’archivio email online, limitandosi a tenere un archivio in locale sul proprio Pc.

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